combinar correspondencia

Combinar correspondencia – Paso a Paso

Para iniciar el proceso de combinación de correo:

Inicie Word

A) Crear una de tabla en Word para contener la base de datos con la información de los clientes (Nombre y Apellido, Dirección, Localidad y Saludo)

Pasos:

Abrir un documento en blanco

Insertar una tabla, para ello seleccionar en el menú Tabla->Insertar->Tabla, saldrá una ventana donde se podrá especificar cantidad de columnas (3) y de filas (4)

En la tabla que se incluyó en el documento, escribir los siguientes datos:

Nombre	Dirección	Localidad	Saludo
María Ángeles Martínez	Arenales 2025	Buenos Aires	Querida amiga:
María del Carmen Castilla	San Lorenzo 57	Tucumán	Querida amiga:
Luisa Martínez Lorenzo	Marcos Paz 31	Chubut	Estimada amiga:
María del Pilar Casares	H. Coucheiro 22	Mendoza	Muy Sra. nuestra:

Guardar el archivo de la tabla como clientes.doc

Recomendación: * No dejar lineas en blanco ni antes ni después de la tabla.
                                          * En la primera fila Escribir el nombre del dato y de la segunda para abajo, rellenar con la información.

B) Escritura de la Carta.

Abrir un documento en blanco

Escribir la siguiente carta.

Guardar el archivo de la carta como Carta.doc

C) Combinación de correspondencia

En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.

A la derecha de la pantalla se abre un menú, el cual es el primero de 6 pasos.

Seleccionar la opción “Carta” y clic en “Siguiente”

Seleccionar “Utilizar Documento Actual” y clic en “Siguiente”

Seleccionar “Utilizar una lista existente” y clic en “Examinar”, se abrirá una ventana para escoger el archivo de la tabla (tabla.doc), deberá buscarla en la carpeta donde se guardó, seleccionarlo y pulsar “Abrir”, se abrirá la ventana “Destinatarios de correspondencia” que visualizará todos los datos seleccionados (con un tilde en cada fila), dejar todo como está, hacer clic en “Aceptar” y luego en “Siguiente”

Se seleccionarán los datos variables (nombre, apellido, dirección etc.): el menú de la derecha hacer click en “Mas Elementos” , se abrirá el cuadro de dialogo  “Insertar campo de combinación” , escoger los datos a insertar en la carta (nombre, apellido, dirección y saludo), click en el dato y luego clic en el botón “Insertar”, luego de incorporarlos a todos, pulsar el botón “Cerrar”. Cada uno  de los campos quedará encerrado en <<>> dentro del documento

Se visualizará la carta con todos los campos insertados. Podrá pulsar Enter luego del Apellido y de la dirección para que queden en lineas diferentes, como así también pulsar varios Enter antes del “Saludo” para que quede separado del resto de datos. Luego click en siguiente.

6. Hacer click en “Editar Cartas Individualmente” se abrirá una ventana “Combinar en un documento nuevo” seleccionar “Todos” y pulsar el botón “Aceptar”

Luego se abrirá en un documento nuevo que contendrá una carta para cada cliente.

Las pantallas incluidas de combinación de correspondencia son iguales para Word 2003 / 2007 / 2010.

En Word 2007 y 2010 para acceder a la herramienta de combinación de correspondencia:

debe ir a la Solapa “Correspondencia” ,

clic en el icono “Iniciar combinación de correspondencia”para seleccionar el tipo de documento a realizar (Carta, sobre o etiqueta), en este caso seleccionamos “Paso a paso por el asistente de combinar correspondencia”

Las cartas

Una carta es un medio de comunicación escrito por un persona (emisor - remitente) y enviada a otra persona que está lejos (receptor - destinatario).

La carta nos sirve para comunicar nuestras ideas y pensamientos, contar historias, dar noticias, expresar sentimientos, informar, etc., a otra persona.

Etiquetas

El concepto de etiqueta tiene distintos usos y significados. Se trata de una señal, marca, rótulo o marbete que se adhiere a un objeto para su identificación, clasificación o valoración.

Directorio

En informática un directorio (también llamado carpeta) es un contenedor virtual de archivos de datos. Los directorios están organizados de manera jerárquica partiendo de un directorio raíz (/) del que van colgando el resto de directorios, a la hora de crear un sitio web podemos almacenar nuestras páginas en distintos directorios en función de la información que guardamos en ellos, por ejemplo si tenemos tres divisiones distintas en nuestra empresa podemos crear un directorio para cada una de ellas y guardar en ellos las páginas de cada una de las divisiones de manera que las URL´s queden de la siguiente manera www.overalia.com/posicionamiento.

Sobres

¿Para qué sirven estas herramientas? Son herramientas con las cuales se puede crear e imprimir información en sobres y etiquetas, los cuales son un complemento perfecto para las cartas combinadas mediante combinar correspondencia.

Mensajes de correo electrónico

Es uno de los servicios en Internet de mayor demanda, pues hace posible el envío de mensajes en forma de archivo de texto. La academia francesa utiliza el vocablo “mél” mientras que los canadienses (generalmente más creativos) adoptaron el vocablo “courriel”. Sin embargo, también es posible utilizar el término courriel en Francia.

Es posible enviar cualquier tipo de archivo por correo electrónico (textos, imágenes, enlaces URL, y videos), sin embargo, hay que tener cuidado pues el servidor puede tener un límite de tamaño por correo electrónico (por ejemplo, algunos servidores no aceptan mensajes que contengan varios MB).